Digitales Hinweisgebersystem
Seit dem 2. Juli 2023 ist das neue Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft, das Unternehmen verpflichtet, interne Meldestellen für Hinweise auf Verstöße einzurichten. Was bedeutet das konkret? Welche Kommunikationswege sind erlaubt?
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Hinweise auf Verstöße oder Missstände innerhalb eines Unternehmens abzugeben. Diese werden dann von der internen oder auch externen Meldestelle entgegengenommen und bearbeitet. Damit umfasst das Hinweisgebersystem sowohl die Meldestelle an sich als auch den Meldekanal, über den die Hinweise eingereicht werden können.
"Ein System zur Meldung von Verdachtsfällen und Verstößen ist entscheidend, um frühzeitig Erkenntnisse zu gewinnen und sie unabhängig zu untersuchen. Wenn es professionell betrieben wird, stärkt es das Vertrauen von Beschäftigten, Kunden und Geschäftspartnern in die Integrität und Reaktionsfähigkeit deines Unternehmens."
Mittels Hinweisgebersystem können Beschäftigte mögliche Hinweise einreichen. Der Beschäftigungsgeber wird diese dann bearbeiten und ggf. Folgemaßnahmen ergreifen. Demnach umfasst das System sowohl einen Meldekanal als auch die interne Meldestelle eines Unternehmens.
Anders als zahlreiche andere Hinweisgebersysteme erfüllt die digitale Form sämtliche HinSchG-Anforderungen. Es ist nicht bloß das anonyme Einreichen von Meldungen möglich, sondern zugleich die Kommunikation zwischen Beschäftigungsgeber und der meldenden Person sowie die Einhaltung aller Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.
Anwendungsbereich des Hinweisgebersystems
Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) am 2. Juli 2023 stehen viele Unternehmen vor neuen Herausforderungen. So sind alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet. Seit dem 17. Dezember 2023 gilt diese Verpflichtung auch für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden. Darüber hinaus kann es jedoch auch für kleinere Unternehmen vorteilhaft sein, ein Hinweisgebersystem einzurichten, um die unternehmensinternen Risiken abzubauen.
Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?
Wie bereits beschrieben, bildet das Hinweisgebersystem das Zusammenspiel von Meldestelle und allen Meldekanälen. Dabei werden die eingehenden Hinweise von der zuständigen Stelle geprüft und geeignete Folgemaßnahmen werden ergriffen. Um die Integrität des Systems zu wahren, ist es wichtig, dass das Hinweisgebersystem unabhängig verwaltet wird.
Das Hinweisgebersystem funktioniert nach folgendem Schema:
- Hinweisgeber beobachten rechtlichen Verstoß
- Hinweisgebende geben den rechtlichen Verstoß in Ihrem Hinweisgebersystem anonym ab
- Ihre Meldestellenbeauftragten bearbeiten den Hinweis und geben der hinweisgebenden Person kontinuierlich Rückmeldung zum Stand der Bearbeitung
- Sofern die Meldung Folgemaßnahmen erfordert, werden diese ergriffen. Daraus resultieren Konsequenzen
- Mit einem gewissen zeitlichen Abstand wird geprüft, ob die getroffenen Maßnahmen erfolgreich waren
Umsetzungsformen des Hinweisgebersystems
Zur Umsetzung des Hinweisgebersystems gibt es verschiedene Möglichkeiten der Einrichtung eines rechtssicheren Meldekanals.
Der Briefkasten dient häufig als schnell eingerichteter Meldekanal. Allerdings birgt diese Form des Meldekanals birgt jedoch einige Hindernisse und Probleme. Da Meldungen lediglich analog abgegeben werden können, ist kein Dialog zwischen Meldestelle und Hinweisgebenden möglich. Zudem kann die Aufbewahrungsfrist nur erschwert eingehalten werden, da die Aufbewahrung und Dokumentation von Briefen und des Briefverkehrs hinderlich sind.
Da Verarbeitung der Daten, die bei einem E-Mail-Meldekanal anfallen meist im Ausland geschieht, besteht ein hohes Datenschutzrisiko. Wie auch im Fall des Briefkasten-Systems, können die Daten in einem E-Mail Postfach selten drei Jahre nach Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden. Zudem ist diese Form des Hinweisgebersystems besonders anfällig für Hacking-Angriffe.
Da es sich bei einer Telefon-Hotline um eine Form des Meldekanals handelt, bei dem Meldestellenbeauftragte und Hinweisgebende in persönlichem Kontakt stehen, ist sie mit einer gewissen Hemmschwelle verbunden, je kritischer der Inhalt des Hinweises ist. Gerade im Fall von Sprachbarrieren kann dies zu Schwierigkeiten führen. Das HinSchG setzt voraus, dass eine Eingangsbestätigung für jeden eingehenden Hinweis erfolgt. Die Telefon-Hotline kann dieser Anforderung nicht gerecht werden.
Eine Ombudsperson nimmt Hinweise entgegen und bearbeitet diese. Im Gegensatz zu den obigen Meldekanälen ist diese Form besonders gesetzeskonform. Dennoch ist sie auch mit einigen Nachteilen verbunden:
- Verfügbarkeit einer Person ist zwingend notwendig
- Hohe Hemmschwelle aufgrund des persönlichen Kontakts
- Zusätzliches Gehalt erhöht die Kosten
In den meisten Fällen ermöglicht ein digitales System einen Chat in Echtzeit, der eine direkte Kommunikation mit Hinweisgebenden ermöglicht. Damit kann es unabhängig von Ort und Zeit genutzt weren. Auch die Anonymität der Hinweisgebenden wird gewahrt. Dadurch können auch Eingangsbestätigungen verschickt werden. Dies entspricht der Gesetzeslage und ist das „Best Practice“ des internen Meldekanals.
Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems
Unternehmen erhalten die Möglichkeit, Schäden abzuwenden durch proaktives handeln, da mittels Hinweisgebersystem Verstöße frühzeitig erkannt werden können.
Durch die Implementierung eines Hinweisgebersystems können Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen und das Risiko von drohenden Strafen minimieren.
Unternehmen profitieren von einem transparenten und effektiven System, indem eine offene Kultur gefördert wird, in der sich Mitarbeitende sicher fühlen, auf Missstände und Fehlverhalten aufmerksam zu machen.
Da Unternehmen durch ein zuverlässig verwaltetes Hinweisgebersystem mögliche Probleme frühzeitig erkennen und aus dem Weg räumen können, kann dieses zum Schutz des guten Rufs des Unternehmens beitragen.
Durch ethisches Verhalten können Unternehmen ihre Attraktivität gegenüber Kunden und Partnern verbessern.
Wie wähle ich das passende digitale Hinweisgebersystem aus?
Um sicherzustellen, dass Ihr Hinweisgebersystem effektiv und rechtskonform funktioniert, sollten Sie bei der Auswahl und Implementierung bestimmte wichtige Komponenten berücksichtigen.
Achten Sie darauf, dass Ihr Hinweisgebersystem stets die Identität der Hinweisgebenden schützt
Damit Ihr Hinweisgebersystem effizient funktionieren kann, muss es in der Lage sein, schnell auf eingehende Hinweise zu reagieren.
Einfach zu bedienende Hinweisgebersysteme werden häufiger genutzt. Achten Sie also bei der Implementierung Ihres Systems darauf, dass es über ein benutzerfreundliches Interface verfügt.
Um auch wirklich rechtssicher zu sein, muss Ihr Hinweisgebersystem auch den Datenschutz-Vorgaben entsprechen.
Für einen reibungslosen Ablauf und Betrieb der Meldestelle sollten Sie eindeutige Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalbe des Hinweisgebersystems verteilen.
Das System sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um seine Effektivität sicherzustellen.
Der Erfolg Ihres Hinweisgebersystems wird sichergestellt, indem es nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann.
Alle an der Meldestelle beteiligten Mitarbeitenden müssen hinreichend geschult werden, damit sie über die notwendige Fachkunde verfügen
Zur Erfolgsmessung sollten Sie in regelmäßigen Abständen entsprechende Berichte über die Leistung Ihres Hinweisgebersystems erstellen.
Die stetige Weiterentwicklung Ihres Hinweisgebersystems ist essentiell, um dieses den sich ändernden Anforderungen anzupassen.
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In 5 Schritten Ihr Hinweisgebersystem einrichten
- Betroffenheit mitteilen: Zunächst einmal ist es entscheidend, die gesetzlichen Vorschriften und die spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens zu verstehen. Seit dem 17. Jahr gibt es Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern. Im Dezember 2021 wird ein Hinweissystem eingeführt. Ab 2023 müssen auch Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern dies tun.
- Organisation und Zuständigkeiten klären: Ein Hinweisgebrsystem hat interne und externe Kanäle. Es besteht die Möglichkeit, dass die interne Meldestelle von Compliance-Experten oder einer Ombudsperson betreut wird. In Zukunft soll der Bundesdatenschutzbeauftragte für einen externen Kanal zuständig sein.
- Hinweisgebersystem wählen: Es gibt unterschiedliche Formen eines Hinweisgebersystems. Die Wahl des richtigen Systems ist dabei entscheidend. Wichtig ist, dass das System die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet.
- Kommunikation mit Mitarbeitenden: Die richtige Kommunikation während des Implementierungsprozesses ist von großer Bedeutung. Führungskräfte sollten mit Leitfäden ausgestattet und die internen Kommunikationskanäle genutzt werden, um das Team auf die neuen Prozesse vorzubereiten.
- Stand der Umsetzung beachten: Die Einführung eines Hinweisgebersystems erfordert Zeit. Unternehmen sollten daher sofort damit beginnen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
Mit welchen Sanktionen ist bei Verstößen zu rechnen?
Laut Richtlinie müssen Unternehmen damit rechnen, mit Sanktionen zu rechnen, wenn sie Personen daran hindern, einen Hinweis abzugeben, dafür kein geeignetes System einrichten oder andere Verstöße begehen.
Gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie haben die Länder die Befugnis, angemessene Strafen zu verhängen. In Deutschland können diese Strafen gelegentlich bis zu 50.000€ betragen.
Es gibt verschiedene Verstöße gegen die Vorschriften des HinSchG, die als Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen bestraft werden.
Der HinSchG-Bußgeldkatalog legt einen Betrag von bis zu 50.000 € fest. Es besteht die Möglichkeit, dass ein Verweis auf das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OwiG) bei bestimmten Verstößen zu einer Verzehnfachung auf 500.000€ führt.
Dies gilt für die folgenden Fälle:
- Behinderung einer Meldung an eine (interne oder externe) Meldestelle oder der darauf folgenden Kommunikation zwischen der meldenden Person und der Meldestelle;
- Der Versuch, eine solche Meldung zu behindern;
- Die Ergreifung von Vergeltungsmaßnahmen gegen eine meldende Person; Der Versuch, eine solche Vergeltungsmaßnahme zu ergreifen;
- Vorsätzliches oder leichtfertiges Versäumnis, die Identität der meldenden Person, der in der Meldung genannten Personen und anderer in der Meldung genannter Personen geheim zu halten.
- Die Verzehnfachung des Bußgeldrahmens gilt für die Verhängung von Bußgeldern gegen das Unternehmen als juristische Person; darüber hinaus sind Bußgelder von bis zu 50.000 € gegen die jeweiligen Unternehmensverantwortlichen (z. B. Geschäftsführer, Bevollmächtigte) möglich.
Funktionen und Vorteile der Parlabox Hinweisgebersystem-Software
Bearbeitung eingehender Meldungen von einer unbegrenzten Anzahl an Redakteuren (Case Manager).
Datensicherheit: Hinweise werden per Sicherheitsverfahren der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.
Detaillierte Meldungen in kurzer Zeit in Form einer Sprachaufzeichnung abgeben.
Das Dashboard bietet einen genauen Überblick über alle Fristen und den Status der jeweiligen Hinweise.
Digitale Meldeplattform zur Verwaltung und Dokumentation aller Meldekanäle
Individualisierung durch Anpassung des Corporate Design und Erstellung eigener Formulare.
Durch die 2FA wird eine erhöhte Sicherheit beim Loginprozess Ihres Benutzerkontos gewährleistet.
Das Trainingsmaterial bietet eine Einführung in das HinSchG und die EU-Whistleblower-Richtlinie.
Support bei Fallbearbeitung, sodass Sie den rechtskonformen Umgang mit Hinweisen gewährleisten.
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