Externer Meldestellenbauftragter
Kosten reduzieren, Risiko delegieren – die interne Meldestelle an Ombudsperson outsourcen
Was ist ein Meldestellenbeauftragter?
Ein Meldestellenbeauftragter ist eine Person, die vom Unternehmen beauftragt wird, die interne Meldestelle zu verwalten und eingehende Hinweise zu bearbeiten. Es ist möglich, dass diese Person vom Unternehmen selbst oder von einem externen Dienstleister bestellt wird. Gemäß §14 HinSchG ist die Funktion des Meldestellenbeauftragten festgelegt. Insbesondere ist es gesetzlich in §15 Absatz 2 HinSchG vorgeschrieben, dass der Meldestellenbeauftragte über eine spezielle Fachkunde verfügt.
Der externe Meldestellenbeauftragte wird vom Unternehmen als externer Dienstleister angestellt, um die interne Meldestelle zu betreiben. Das Unternehmen nutzt also eine Outsourcing-Dienstleistung. Oftmals nutzt ein solcher Serviceanbieter eine passende Software für die Meldestellen.
Neben den internen Meldestellen in Unternehmen haben Hinweisgebende auch die Möglichkeit, auf unabhängige externe Meldestellen zuzugreifen und dort ihre Hinweise abzugeben. Ein Meldestellenbeauftragter ist nur für die interne Meldestelle Ihres Unternehmens verantwortlich, da die externen Stellen gemäß §19ff HinSchG unter der Verantwortung von Behörden liegen.
Der externe Meldestellenbeauftragte wird vom Unternehmen als externer Dienstleister angestellt, um die interne Meldestelle zu betreiben. Dabei übernimmt er alle Aufgaben, die einem Meldestellenbeauftragten zufallen und sorgt für die HinSchG-konforme Bearbeitung von eingehenden Hinweisen.
Unternehmen, die auf einen externen Meldestellenbeauftragten setzen, können ihr Bußgeldrisiko minimieren, Interessenkonflikte vermeiden, ihre Reputation schützen sowie von der Expertise qualifizierter Fachleute profitieren.
Wieso sollte auf einen externen MSB gesetzt werden?
Unternehmen können das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) entweder intern oder extern umsetzen. Der externe MSB ermöglicht einen schnellen, kostengünstigen Start ohne Schulungsaufwand. Er ist verantwortlich für den korrekten Betrieb der Meldestelle. Wir bieten einen MSB für ein Jahr für 125 Euro pro Monat an, ohne Risiko von Befangenheit und Kosten für Weiterbildung. Ein Jahr später haben Sie die Wahl, bei unserer Lösung zu bleiben oder intern zu arbeiten. Nutzen Sie die Gelegenheit, unseren vorläufigen MSB für ein Jahr zu testen.
Interne Meldestelle outsourcen
Aus wirtschaftlicher Sicht kann die Einstellung einer externen Ombudsperson eine gute Entscheidung sein, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die nicht über das Personal und das Know-how verfügen, um eine eigene Compliance-Abteilung zu betreiben.
Unternehmen können die Einhaltung der Anforderungen des HinSchG sicherstellen und notwendige Maßnahmen zeitnah und fachkundig ergreifen, indem sie Aufgaben wie die Einrichtung und den Betrieb eines digitalen Meldesystems, die Auswertung von Meldungen und die Kommunikation mit Hinweisgebenden auslagern.
Cortina Consult bietet als externer Dienstleister eine Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen ohne eigene personelle und zeitliche Ressourcen umzusetzen.
- Meldestelle einrichten
- Mitarbeitende informieren
- Hinweise bearbeiten
- Datenschutz gewährleisten
- Dokumentation erstellen
Aufgaben des externen Meldestellenbeauftragten
Basierend auf dem HinSchG und der EU-Whistleblower-Richtlinie sind die folgenden Punkte die Aufgaben des Meldestellenbeauftragten:
- geeignete Meldekanäle einrichten und betreiben
- eingehende Meldungen bearbeiten
- angemessene Folgemaßnahmen ergreifen
- Informationen über die interne sowie weitere externe Meldestellen zur Verfügung stellen
Außerdem gilt:
- positiv formulierte Meldungen und Kommunikation ermöglichen, NICHT Meldungen oder folgende Kommunikation behindern
- Identität der Hinweisgebenden schützen
- bei Weitergabe personenbezogener Daten an entsprechende Behörden zur weiteren Bearbeitung der hinweisgebenden Person mitteilen
- Datenschutz wahren
- alle eingegangen Meldungen dauerhaft abrufbar dokumentieren und gegebene Löschfristen einhalten
Stärken Sie Ihre Marke und erweitern Sie Ihr Portfolio als externer Meldestellenbeauftragter für Bestands- und Neukunden.
- Verkaufen Sie unsere Software zu Ihrem Preis
- Ergänzen Sie Ihr Portfolio um HinSchG
- Generieren Sie mit dem Thema HinSchG neue Leads
Externer vs. interner Meldestellenbeauftragter
Neben unserem Meldestellenbeauftragen-Team bieten wir eine Reihe zusätzlicher Dienstleistungen an, die Ihnen helfen, Ihr Whistleblower-Programm zu verwalten. Dazu gehören Schulungen für Ihre Mitarbeiter, Tools zur Berichterstattung und ständige Unterstützung, um sicherzustellen, dass Ihr Programm gut funktioniert.
Externer MSB (125€ / Monat Festpreis) | Interner MSB (⌀ 300-400€ / Monat) |
|---|---|
✔ Transparente und planbare Kosten Pauschalpakete bieten Kostentransparenz. Die Auslagerung der Arbeit spart intern Zeit. | ✔ Keine extra Lohnkosten Ein interner MSB kann auch weitere Aufgaben für das Unternehmen erledigen. (Evtl. erhöhtes Gehalt durch Mehraufwand) |
✔ Expertise & langjährige Erfahrung Vertrauen wird durch Qualität geschaffen. Die langjährige Erfahrung unserer Experten schafft effiziente Prozesse. | ✔ Vertrauen der Angestellten Das Vertrauen auf die Qualität der Leistung muss nicht erst gewonnen werden. |
✔ Objektive Außenperspektive Ein objektiver Blickwinkel und persönliche Distanz zu Mitarbeitern sind für die Findung & Umsetzung der Maßnahmen von Vorteil. | ✘ Gefahr der Betriebsblindheit Interne Mitarbeiter stecken oft tief in den Unternehmensstrukturen und haben Schwierigkeiten objektiv auf diese zu schauen. |
✔ Kein Risiko für das Unternehmen Durch die Umsetzung des HinSchG mithilfe eines externen Experten sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern. | ✘ Haftungsrisiko für das Unternehmen Das Unternehmen haftet für das Handeln der eigenen Mitarbeiter. Im Falle eines Verstoßes kann dies sehr teuer werden. |
✔ Variable Vertragslaufzeit Der Vertrag mit einem externen Meldestellenbeauftragten kann jederzeit zur vereinbarten Frist gekündigt werden. | ✘ Kündigungsschutz Interne Mitarbeiter unterliegen dem Kündigungsschutz. |
✔ Keine Ausbildungskosten Der MSB trägt alle Kosten für seine Fort- und Weiterbildungen. | ✘ Zusatzkosten Das Erwerben von Qualifikationen für einen Meldestellenbeauftragten bringt Kosten für das Unternehmen mit sich. |
✔ Datenschutz inklusive Manche Dienstleister verfügen außerdem über die Qualifikation im Bereich der DSGVO und können diesen gleichzeitig abdecken. |
Wie Sie von einem externen MSB profitieren
Wir achten darauf, dass alle gesetzlichen Fristen eingehalten werden und das Risiko von Bußgeldern minimieren.
Wir sind ein externer und unabhängiger Partner, der Fachwissen einbringt und mögliche Interessenskonflikte ausschließen kann.
Unsere Mitarbeiter sind erfahrene Experten. Wir stellen sicher, dass alle Hinweise angemessen, fair und zeitnah behandelt werden.
Der Ruf Ihres Unternehmens bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern wird durch eine zuverlässig verwaltete Meldestelle geschützt.
Hinweise mithilfe von qualifizierten Meldestellenbeauftragten bearbeiten
Durch die Bestellung des externen Meldestellenbeauftragten wird ein Interessenkonflikt vermieden und die Unabhängigkeit des Meldestellenbeauftragten gemäß §15 Abs. 1 HinSchG gewährleistet.
Unser Team (Juristen, DSB und Informatiker) hat langjährige Erfahrung im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten und kann garantieren, dass jede Meldung sorgfältig und aufmerksam behandelt wird.
Unabhängig davon, ob es sich um Betrug, Korruption oder andere Arten von Fehlverhalten handelt, ist unser crossfunktionales Team in der Lage, jeden Bericht zu bearbeiten.
Wir haben eine Vielzahl von Experten in verschiedenen Bereichen wie Recht, Technik und Datenschutz in unserem Team, damit wir jede Herausforderung bewältigen und die Aufgabe des externen Meldestellenbeauftragten in Ihrem Unternehmen effektiv ausführen können.
Ihre Vorteile mit uns als externer MSB
Die Auslagerung des Schutzes von Hinweisgebern an einen externen Dienstleister stellt sicher, dass Sie unvoreingenommene und effektive Hilfe erhalten.
Insgesamt gibt es viele Vorteile, wenn der Schutz von Hinweisgebern an einen externen Meldestellenbeauftragten übertragen wird. Dazu gehört ein geringeres Risiko für eine rechtliche Haftung, eine höhere Effizienz und Effektivität sowie ein verbesserter Schutz für Hinweisgeber.
Die folgenden Aspekte zählen zu den Vorteilen, die wir Ihnen als externer Meldestellenbeauftragter bieten können:
Qualifizierte Fachleute
Unsere Meldestellenbeauftragten sind hochqualifizierte und erfahrene Experten, die sich für die Einhaltung der Gesetze und die Förderung ethischen Verhaltens einsetzen. Sie legen großen Wert darauf, dass alle Hinweisgeber fair behandelt werden und dass ihre Anliegen schnell und angemessen bearbeitet werden.
Jederzeit auf dem neusten Stand
Einer der wichtigsten Vorteile der Verwendung eines externen Meldestellenbeauftragten ist, dass er stets über die Gesetze und Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern informiert ist. Das bedeutet, dass sie sich schnell auf Gesetzesänderungen einstellen und diese in ihre Verfahren einbeziehen können.
Gesetzeskonformität
Außerdem beherrschen unsere Mitarbeiter die verschiedenen gesetzlichen Fristen und Anforderungen zum Schutz von Hinweisgebern. Sie können sich sicher sein, dass alle relevanten gesetzlichen Fristen eingehalten werden und dass Ihr Unternehmen alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhält, indem Sie diese Aufgabe an einen professionellen Dritten übertragen.
Bearbeitung anonymer und nicht anonymer Meldungen
Die Fähigkeit, sowohl anonyme als auch nicht-anonyme Nachrichten zu bearbeiten, ist ein weiterer bedeutender Vorteil. Es ist möglich, schneller auf Verbrechen zu reagieren und somit das Risiko eines zusätzlichen Schadens für Ihre Organisation oder ihre Interessengruppen zu verringern.
Wir helfen Unternehmen dabei, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zu erfüllen – persönlich , preiswert, schnell startklar!
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